Trong quá trình mở rộng quy mô, nhiều doanh nghiệp bắt đầu đối mặt với bài toán quản trị phức tạp khi dữ liệu phân tán và quy trình thiếu đồng bộ giữa các đơn vị thành viên. Công ty Cổ phần Đầu tư Phương Nam là một trong những trường hợp điển hình khi vận hành đồng thời một tổng công ty cùng 10 công ty con.

Việc sử dụng các công cụ rời rạc trước đây khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát dữ liệu, đồng bộ quy trình và tối ưu nguồn lực. Để giải quyết vấn đề này, Phương Nam đã lựa chọn triển khai hệ thống 1EMS-ERP như một nền tảng quản trị tổng thể, giúp kết nối và số hóa toàn bộ hoạt động vận hành.

Thách thức trong quản trị đa công ty

Trước khi áp dụng hệ thống ERP, các hoạt động quản trị nội bộ của Phương Nam vẫn phụ thuộc nhiều vào quy trình thủ công. Công tác chấm công và tính lương được thực hiện riêng lẻ tại từng công ty, tiêu tốn thời gian và nhân sự, đồng thời tiềm ẩn sai sót trong quá trình tổng hợp.

Bên cạnh đó, các quy trình đề nghị thanh toán, tạm ứng, nghỉ phép hay công tác vẫn xử lý bằng giấy tờ truyền thống. Việc trình ký phụ thuộc vào vị trí địa lý và thời gian làm việc của cấp quản lý, dẫn đến độ trễ trong xử lý công việc. Không chỉ vậy, hoạt động thu chi giữa các công ty thiếu một hệ thống quản lý tập trung, khiến việc theo dõi và kiểm soát tài chính trở nên phức tạp.

Những hạn chế này không chỉ làm tăng chi phí vận hành mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ ra quyết định và khả năng mở rộng của doanh nghiệp.

Hành trình chuyển đổi số của Phương Nam với 1EMS-ERP 

Với mục tiêu xây dựng một hệ thống quản trị đồng bộ, Phương Nam đã triển khai 1EMS-ERP trên toàn bộ tổng công ty và các đơn vị thành viên. Hệ thống được thiết kế nhằm số hóa các quy trình cốt lõi và kết nối dữ liệu xuyên suốt giữa các công ty.

Một trong những thay đổi quan trọng là việc áp dụng công nghệ nhận dạng vân tay và khuôn mặt trong chấm công. Dữ liệu chấm công được ghi nhận tự động và đồng bộ về hệ thống, từ đó phần mềm tự động tổng hợp công, quản lý nghỉ phép và tính lương cho từng đơn vị. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công trước đây.

Song song đó, doanh nghiệp xây dựng mô hình văn phòng không giấy (paperless office). Toàn bộ các quy trình nội bộ như đề nghị thanh toán, tạm ứng, nghỉ phép, công tác hay liên hệ công vụ đều được thực hiện và phê duyệt trực tiếp trên hệ thống thông qua điện thoại hoặc website. Việc ký duyệt không còn phụ thuộc vào giấy tờ hay vị trí làm việc, giúp quy trình vận hành trở nên linh hoạt và nhanh chóng hơn.

Trong lĩnh vực tài chính, hệ thống 1EMS-ERP giúp Phương Nam quản lý thu chi một cách tập trung, đồng thời theo dõi rõ ràng các giao dịch giữa các công ty. Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, tạo điều kiện cho ban lãnh đạo kiểm soát dòng tiền chính xác và kịp thời.

Doanh nghiệp đã thay đổi như thế nào sau triển khai?

Sau khi đưa hệ thống vào vận hành, Phương Nam đã cải thiện đáng kể hiệu quả quản trị. Toàn bộ quy trình chấm công, tính lương và các nghiệp vụ liên quan được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống, giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực và giảm thiểu sai sót.

Mô hình văn phòng không giấy mang lại sự thay đổi rõ rệt trong cách vận hành. Các quy trình phê duyệt được rút ngắn đáng kể về thời gian, đồng thời giảm chi phí in ấn và lưu trữ hồ sơ. Công việc không còn bị gián đoạn bởi khoảng cách địa lý, giúp nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ hệ thống.

Hoạt động quản lý tài chính cũng trở nên minh bạch và chính xác hơn. Việc theo dõi thu chi giữa các công ty được thực hiện một cách rõ ràng, hạn chế rủi ro sai lệch dữ liệu và hỗ trợ tốt hơn cho các quyết định quản trị.

Đặc biệt, theo chia sẻ từ phía doanh nghiệp, hệ thống đã giúp tiết kiệm hơn 80% thời gian xử lý công việc và giảm khoảng 70% chi phí in ấn. Quan trọng hơn, toàn bộ quy trình vận hành được thực hiện nhanh chóng, linh hoạt và có thể xử lý mọi lúc, mọi nơi.

Đánh giá từ khách hàng

Ông Nguyễn Quốc Tuấn, Phó phòng Kế hoạch của Công ty Phương Nam, cho biết:

“Tập đoàn Phương Nam đang dùng Phần mềm Văn phòng không giấy của FirstEMS cho trên 5 công ty. Chúng tôi đã tiết kiệm được trên 80% thời gian và 70% chi phí in ấn, nhưng quan trọng nhất là các công việc được giải quyết nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi.”

Phản hồi này cho thấy giá trị cốt lõi mà hệ thống mang lại không chỉ nằm ở việc tiết kiệm chi phí, mà còn ở khả năng cải thiện tốc độ và hiệu quả vận hành.

Việc mở rộng quy mô luôn đi kèm với áp lực về quản trị, đặc biệt khi doanh nghiệp vận hành theo mô hình nhiều công ty thành viên. Nếu tiếp tục sử dụng các công cụ rời rạc và quy trình thủ công, dữ liệu sẽ ngày càng phân tán và khó kiểm soát, kéo theo chi phí vận hành gia tăng và tốc độ xử lý bị chậm lại.

Triển khai một hệ thống ERP tổng thể không chỉ giúp số hóa quy trình, mà còn tạo ra sự liên kết xuyên suốt giữa các bộ phận và đơn vị trong toàn hệ thống. Khi dữ liệu được đồng bộ và vận hành trên cùng một nền tảng, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả quản trị, tối ưu nguồn lực và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.

Bạn đang gặp tình trạng giống case study trên?

Đăng ký demo để được tư vấn giải pháp phù hợp với mô hình vận hành thực tế, trải nghiệm trực tiếp hệ thống và cách 1EMS-ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu, tối ưu hiệu suất.

  FirstEMS – Hiểu đúng vận hành, xây đúng hệ thống