2. Doanh nghiệp đang mất đi những gì khi tiếp tục dùng Excel?

2.1. Mất khách hàng tiềm năng vì thiếu tính năng nhắc lịch tự động

Một ngày làm việc của nhân viên kinh doanh quay cuồng với hàng tá cuộc gọi, email và lịch hẹn. Excel có thể lưu trữ lịch hẹn rất tốt, nhưng nó hoàn toàn "vô tri" – nó không biết chủ động nhắc nhở Sales đến giờ phải gọi lại cho khách hàng A, hay đã đến kỳ tái ký hợp đồng với khách hàng B.

• Thực tế diễn ra: Nhân viên phải tự ghi nhớ hoặc ghi chú rời rạc ra sổ tay, điện thoại.
• Hậu quả: Chỉ cần một ngày lượng công việc quá tải, Sales sẽ bỏ sót lịch hẹn (follow-up). Trong kinh doanh B2B hay bán hàng giá trị cao, chỉ cần chậm trễ một buổi, khách hàng đã có thể gật đầu với đối thủ cạnh tranh. Bạn mất đi một cơ hội tạo ra doanh thu chỉ vì một ô tính bị lãng quên trên bảng tính.

2.2. Mất dữ liệu và rò rỉ thông tin khi nhân sự thay đổi

Tài sản lớn nhất của một doanh nghiệp chính là dữ liệu khách hàng. Nhưng khi quản lý bằng Excel, tài sản này lại nằm rải rác trong máy tính cá nhân của từng nhân viên hoặc chung một file Google Sheet ai cũng có quyền sửa, xóa.

• Rủi ro bảo mật kém: File Excel rất dễ bị sao chép và chia sẻ ra ngoài chỉ bằng một cú click chuột hoặc lưu vào USB.
• Đứt gãy quy trình khi bàn giao: Khi một nhân sự Sales xin nghỉ việc, quy trình bàn giao bằng Excel thường rất sơ sài. Nhân viên mới tiếp quản sẽ chỉ thấy một danh sách tên và số điện thoại khô khan. Họ hoàn toàn không biết nhân sự trước đã tư vấn đến đâu, khách hàng có sở thích gì, đang phân vân điều gì. Kết quả là doanh nghiệp phải tiếp cận lại từ đầu, gây cảm giác phiền hà cho khách hàng và tăng nguy cơ mất luôn người khách đó.