II. Hướng dẫn các bước xem và phê duyệt chứng từ

Bước 1: Từ màn hình chính chọn vào chức năng Phê duyệt chứng từ, sẽ chuyển vào màn hình Danh sách chứng từ chờ xét duyệt

Bước 2: trong màn hình chứng từ chờ xét duyệt sẽ gồm 1 hay nhiều loại chứng từ cần duyệt

Trong hướng dẫn này chúng ta sẽ xem và phê duyệt chứng từ Phiếu tạm ứng, anh/ chị nhấp vào phiếu tạm ứng để trả ra danh sách các chứng từ chờ duyệt, sau đó chọn vào sốchứng từ 140012507310004

Bước 3: Xem thông tin chi tiết chứng từ, gồm

• Thông tin nội dung chứng từ
• File mẫu in chứng từ và file đính kèm (nếu có)
• Quy trình phê duyệt của chứng từ,
• Quá trình phê duyệt từ lúc bắt đầu trình ký cho tới hiện tại và ý kiến qua từng bước

Thông tin nội dung chứng từ

Quy trình xét duyệt chứng từ

Quá trình xét duyệt chứng từ

Bước 4: Thực hiện phê duyệt chứng từ

Gồm có những chức năng:

• • Đồng ý duyệt: Chứng từ sẽ được xác nhận và chuyển cho người duyệt tiếp theo
  • Yêu cầu bổ sung: chứng từ được trả về cho người duyệt trước đó để bổ sung thêm thông tin, nếu người duyệt trước đó không thể bổ sung thông tin thì có thể vào phần duyệt và chọn Yêu cầu bổ sung để trả về bước sau nữa, cho tới khi có được cá nhân/ bộ phận có thể bổ sung thông tin 
  • Tham khảo ý kiến: trong quá trình duyệt có thể chọn thêm nhân viên ở các bộ phận khác vào để tham khảo ý kiến, sau khi lắng nghe ý kiến từ tham khảo thì có thể đưa ra các quyết định
  • Hủy bỏ: chứng từ sẽ được trả về bước trước đó vừa trình ký lên
  • Kiểm tra: 
  • Thực hiện: dùng cho nhân viên chỉ có quyền thực hiện chứng từ, không có quyền trả yêu hay yêu cầu bổ sung

Ứng với mỗi chức năng phê duyệt đều có thể đi kèm là phần Ghi chú (nếu có)