Tiếng Việt
Tối ưu quy trình quản lý kho thành phẩm: Nhập nhanh – Xuất chuẩn – Chuyển gọn
Tháng 8 15, 2026
Mỗi đơn hàng trang trí nội thất GRFC là một bản vẽ, một kiểu dáng hoàn toàn khác nhau. Sự đa dạng này là thế mạnh, nhưng cũng là áp lực lớn cho khâu quản lý chi phí và tiến độ sản xuất.
Đó chính là bài toán thực tế mà Công ty TNHH TTN GRC từng đối mặt. Khi quy mô xưởng ngày càng lớn, việc kiểm soát thông tin thủ công bắt đầu quá tải, dẫn đến những sai lệch không đáng có giữa văn phòng và nhà máy.
Thay vì chấp nhận sống chung với rủi ro lãng phí vật tư, doanh nghiệp đã quyết định thay đổi bằng giải pháp 1EMS-ERP. Hệ thống này đã giúp họ lột xác như thế nào?
1. Những điểm nghẽn trong quy trình vận hành thủ công của nhà máy
Với mô hình hoạt động gồm một văn phòng điều hành và một nhà máy sản xuất trực tiếp, trong quá trình mở rộng quy mô, Thiên Thiên Nhân đã đối mặt với những bất cập từ phương thức quản lý truyền thống.
1.1. Thông tin giữa văn phòng và xưởng không đồng nhất
Trước đây, khi văn phòng nhận đơn hàng thiết kế, gia công hoặc cập nhật tiến độ từ công trình, thông tin thường được chuyển xuống xưởng qua điện thoại, tin nhắn hoặc giấy tờ.
Điều này khiến bộ phận sản xuất và văn phòng khó theo dõi cùng một tiến độ. Văn phòng điều hành khó nắm bắt chính xác khối lượng sản xuất thực tế trong ngày tại xưởng (như số lượng cấu kiện đã đúc, sản phẩm nội thất đã hoàn thiện bề mặt), dẫn đến việc cập nhật tiến độ giao hàng cho đối tác đôi khi bị thụ động và phụ thuộc hoàn toàn vào việc tổng hợp số liệu cuối ngày.
1.2. Thách thức trong kiểm soát tồn kho và định mức cấp phát vật tư
Đặc thù của sản xuất trang trí nội thất GRFC đòi hỏi tính chính xác cực cao trong tỷ lệ phối trộn các thành phần chuyên dụng theo từng khuôn mẫu đơn hàng. Khi còn quản lý bằng sổ sách hoặc các bộ công cụ rời rạc, việc theo dõi lượng vật tư xuất - nhập kho gặp nhiều khó khăn.
Điều này dễ dẫn đến tình trạng sai lệch số liệu giữa kế toán và thủ kho, gây rủi ro thiếu hụt nguyên liệu đột xuất hoặc tồn kho quá mức cần thiết.
Hệ quả là:
- Thiếu nguyên liệu làm gián đoạn tiến độ đúc sản phẩm.
- Tồn kho vật tư nhiều nhưng không đúng chủng loại cần dùng.
- Mất thời gian đối soát số liệu thủ công giữa các bộ phận.
2. Thiên Thiên Nhân thay đổi cách vận hành như thế nào?
Nhận ra việc quản lý thủ công đang kìm hãm sức sản xuất, ban lãnh đạo Thiên Thiên Nhân đã quyết định đưa hệ thống 1EMS-ERP vào thay thế cách làm cũ. Lộ trình này tập trung vào hai thay đổi cốt lõi:
2.1. Liên kết mua hàng – kho – sản xuất – kinh doanh trên một hệ thống
1EMS-ERP tiến hành số hóa và liên kết dòng dữ liệu của tất cả các phòng ban. Khi một đơn hàng sản xuất được phê duyệt, hệ thống tự động tính toán nhu cầu vật tư dựa trên định mức kỹ thuật (BOM) có sẵn của khuôn mẫu đó, đối chiếu với tồn kho thực tế để đưa ra yêu cầu mua hàng chuẩn xác.
Mọi bộ phận từ kế toán, kho đến phân xưởng đúc, hoàn thiện sản phẩm đều nhìn thấy chung một màn hình dữ liệu, loại bỏ hoàn toàn việc chuyển giao thông tin bằng giấy tờ hay nhập liệu lại từ đầu.
2.2. Vận hành mô hình "văn phòng không giấy"
Mô hình văn phòng không giấy được áp dụng thực tế bằng cách chuyển đổi toàn bộ các thủ tục hành chính, nhân sự và lưu trữ hồ sơ dự án lên ứng dụng điện thoại. Thay vì phải chờ đợi ký tá giấy tờ vật lý theo cách cũ, nhà quản lý hiện nay có thể phê duyệt nhanh các đề nghị chi, phiếu tạm ứng hay duyệt công tác mọi lúc mọi nơi ngay trên smartphone.
Song song đó, toàn bộ dòng dữ liệu từ nhà máy cho đến khối văn phòng đều được liên thông trực tiếp. Sự kết nối này giúp ban lãnh đạo luôn nắm sát tình hình thực tế dưới xưởng để điều phối công việc hàng ngày nhanh chóng và chính xác hơn.
3. Kết quả thực tế sau khi triển khai 1EMS-ERP
Sau khi tối ưu quy trình vận hành bằng 1EMS-ERP, Thiên Thiên Nhân ghi nhận nhiều thay đổi rõ rệt:
- Giảm đến 75% thời gian tổng hợp và xử lý báo cáo.
- Tăng 65% tốc độ phối hợp giữa văn phòng và nhà máy.
- Giảm 60% tình trạng lệch kho và sai số vật tư.
- Đồng bộ dữ liệu giữa sản xuất, kho và kinh doanh trên cùng hệ thống.
FirstEMS ERP giúp chúng tôi quản lý đồng bộ từ kinh doanh, sản xuất, kho cho đến kế toán và nhân sự. Khi quy mô sản xuất mở rộng, hệ thống vẫn giúp mọi hoạt động được kiểm soát rõ ràng và xuyên suốt.
1EMS-ERP liên kết dòng dữ liệu của tất cả các phòng ban
Ứng dụng công nghệ vào quản lý sản xuất không phải là điều gì đó quá xa vời, mà đơn giản là cách giúp chủ doanh nghiệp quản lý nhà xưởng bớt mệt mỏi hơn, mọi việc chạy trơn tru và chính xác hơn.
Nhìn từ cách làm của Thiên Thiên Nhân, rõ ràng việc kiểm soát tốt nguyên vật liệu và tiến độ ngay từ đầu chính là nền móng vững chắc để nhà máy tự tin nâng cao năng lực cung ứng trên thị trường.
Nhà máy của bạn có đang gặp tình trạng lệch số liệu kho, chậm tiến độ giao hàng hoặc thông tin giữa văn phòng và xưởng sản xuất không khớp nhau?
Hãy liên hệ với FirstEMS qua Hotline: 035.489.6680 để được đội ngũ chuyên gia của chúng tôi tư vấn và xây dựng lộ trình tối ưu hóa quy trình vận hành phù hợp và hiệu quả nhất.
