Phê duyệt chứng từ không giấy – Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp hiện đại

Phê duyệt chứng từ không giấy là gì?

Phê duyệt chứng từ không giấy (Paperless Approval) là quy trình xử lý và ký duyệt các loại chứng từ như đề nghị thanh toán, hợp đồng, đơn từ… hoàn toàn trên môi trường số mà không cần sử dụng giấy tờ truyền thống.
Thay vì phải in ấn, ký tay và luân chuyển hồ sơ giữa các phòng ban, toàn bộ quy trình phê duyệt được thực hiện thông qua ứng dụng hoặc phần mềm chuyên dụng. Người dùng có thể tạo, gửi, theo dõi và phê duyệt chứng từ mọi lúc, mọi nơi chỉ với vài thao tác trên máy tính hoặc điện thoại.
Giải pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn mà còn nâng cao tốc độ xử lý điều hành công việc, hạn chế sai sót và tăng tính minh bạch trong quản lý.
Trong bối cảnh chuyển đổi số, phê duyệt chứng từ không giấy đang trở thành xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành và nâng cao hiệu quả làm việc.

Những khó khăn khi phê duyệt chứng từ theo cách truyền thống

Phê duyệt chứng từ theo cách truyền thống (giấy) gặp nhiều khó khăn bao gồm:

Tốc độ xử lý chậm và gián đoạn: Chứng từ giấy cần được chuyển giao vật lý giữa các phòng ban, người ký có thể vắng mặt khiến quy trình bị "nghẽn".
Rủi ro mất mát, hư hỏng: Tài liệu giấy dễ bị thất lạc, rách hoặc hỏng trong quá trình chuyển giao hoặc bảo quản, dẫn đến việc phải làm lại từ đầu.
Khó khăn trong tra cứu và lưu trữ: Tìm kiếm lại một chứng từ cũ mất rất nhiều thời gian trong kho lưu trữ vật lý.
Chi phí vận hành cao: Tốn chi phí in ấn, giấy mực, chuyển phát và không gian lưu trữ.
Rủi ro gian lận và sai sót: Thiếu tính minh bạch, khó kiểm soát thời gian thực, rủi ro làm giả chữ ký hoặc sai sót thông tin mà không phát hiện kịp thời.
Phụ thuộc vào địa điểm: Người phê duyệt bắt buộc phải có mặt tại văn phòng, gây khó khăn cho làm việc từ xa hoặc đi công tác.

Giải pháp phê duyệt chứng từ không giấy với PPL 1EMS

Giảm 80% thời gian và 70% giấy in

"Trình ký hoài mỏi chân quá!"

"Khi nào mới ra được
khỏi văn phòng đây?"

"Đề nghị tạm ứng hả? 30 giây!"

"Phê duyệt trên App, quá dễ!"

Demo Dùng thử Tư vấn

Doanh nghiệp bạn đang phê duyệt như thế nào?

Nhân viên

Trưởng phòng

Giám đốc

Kế toán trưởng

Nhân viên

Trưởng phòng

Giám đốc

Kế toán trưởng

Cần đến 37 phút để trình ký & phê duyệt => Tốn nhiều thời gian, không hiệu quả

Phê duyệt chứng từ không giấy chỉ một chạm với FirstEMS ERP

Trình ký

Nhân viên

Phê duyệt

Trưởng phòng

Yêu cầu
bổ sung

Giám đốc

Kiểm tra

Kế toán trưởng

Trình ký

Nhân viên

Phê duyệt

Trưởng phòng

Yêu cầu
bổ sung

Giám đốc

Kiểm tra

Kế toán trưởng

Chỉ có 4 - 6 phút để trình ký & phê duyệt chứng từ không giấy => Tiết kiệm thời gian, công việc giải quyết nhanh chóng

Những ưu điểm của phê duyệt chứng từ không giấy

Việc ứng dụng hệ thống phê duyệt chứng từ không giấy mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

1. Tiết kiệm chi phí vận hành

Phê duyệt chứng từ không giấy giúp doanh nghiệp không cần tốn chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy hay chi phí vận chuyển chứng từ giữa các bộ phận. Điều này giúp giảm đáng kể chi phí vận hành hàng tháng.

2. Tăng tốc độ xử lý công việc

Quy trình phê duyệt chứng từ được thực hiện hoàn toàn online, giúp rút ngắn thời gian xử lý từ vài ngày xuống chỉ còn vài phút. Người quản lý có thể phê duyệt ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.

3. Hạn chế sai sót và thất lạc chứng từ

Hệ thống lưu trữ dữ liệu tập trung giúp giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc sai sót trong quá trình xử lý. Mọi thông tin đều được ghi nhận và dễ dàng tra cứu khi cần.

4. Minh bạch và dễ dàng kiểm soát

Toàn bộ lịch sử phê duyệt được ghi lại chi tiết, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ và kiểm soát quy trình. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc kiểm toán và quản lý nội bộ.

5. Linh hoạt và làm việc mọi lúc, mọi nơi

Người dùng có thể truy cập và phê duyệt chứng từ thông qua điện thoại hoặc máy tính, giúp công việc không bị gián đoạn, đặc biệt trong môi trường làm việc từ xa.

6. Hỗ trợ chuyển đổi số doanh nghiệp

Phê duyệt chứng từ không giấy là một bước quan trọng trong hành trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống vận hành hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng giải pháp này?

Giải pháp phê duyệt chứng từ không giấy (paperless) phù hợp nhất với các doanh nghiệp muốn tối ưu quy trình, giảm chi phí in ấn/lưu trữ và nâng cao hiệu suất làm việc.

Đặc biệt, các đơn vị có quy mô lớn, nhiều chi nhánh, hoặc thường xuyên xử lý khối lượng giấy tờ, đơn từ, hợp đồng lớn nên áp dụng.

Doanh nghiệp nên sử dụng phê duyệt chứng từ không giấy tờ:

Doanh nghiệp quy mô lớn, nhiều chi nhánh/văn phòng: Cần kết nối dữ liệu từ xa, duyệt tài liệu từ xa, giảm thời gian trình ký vật lý.

Các doanh nghiệp có quy trình phức tạp: Cần phê duyệt qua nhiều cấp, đòi hỏi tính minh bạch và truy xuất lịch sử rõ ràng.

Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, tài chính, kế toán: Thường xuyên xử lý hóa đơn, hợp đồng, chứng từ cần lưu trữ an toàn, dễ tra cứu.

Doanh nghiệp đang thực hiện chuyển đổi số: Muốn xây dựng văn phòng điện tử, tối ưu hóa quy trình làm việc.