3. Hướng dẫn 7 bước quy trình tạo lệnh sản xuất trong doanh nghiệp

Bước 1. Tiếp nhận yêu cầu sản xuất

Yêu cầu sản xuất thường được gửi đến nhà máy từ hai nguồn chính:

• Sản xuất theo đơn đặt hàng (Make to Order): Bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng và chuyển yêu cầu sang bộ phận kế hoạch để triển khai sản xuất.
• Sản xuất theo kế hoạch tồn kho (Make to Stock): Doanh nghiệp chủ động lập kế hoạch sản xuất dựa trên nhu cầu thị trường, kế hoạch kinh doanh hoặc mức tồn kho mục tiêu.

Đây là cơ sở để xác định sản phẩm cần sản xuất, số lượng và thời gian hoàn thành.

Bước 2. Kiểm tra nguồn lực và lập kế hoạch sản xuất

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, bộ phận kế hoạch sẽ kiểm tra:

• Năng lực máy móc, thiết bị.
• Nhân sự và dây chuyền sản xuất.
• Tồn kho nguyên vật liệu.
• Thời gian và tiến độ sản xuất.

Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp sẽ xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp để đảm bảo tiến độ.

Lưu ý: Với một số doanh nghiệp có quy trình đơn giản, bước này có thể được thực hiện đồng thời với bước lập lệnh sản xuất.

Bước 3. Lập và phát hành lệnh sản xuất

Khi kế hoạch được phê duyệt, bộ phận phụ trách sẽ lập lệnh sản xuất với các thông tin như:

• Mã sản phẩm, số lượng cần sản xuất.
• Thời gian bắt đầu và hoàn thành.
• Dây chuyền hoặc tổ sản xuất phụ trách.
• Nguyên vật liệu cần sử dụng.
• Yêu cầu kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn chất lượng.

Sau đó, lệnh sản xuất được phát hành đến các bộ phận liên quan để bắt đầu triển khai.

Bước 4. Triển khai sản xuất

Các bộ phận liên quan căn cứ vào lệnh sản xuất để:

• Cấp phát nguyên vật liệu.
• Phân công công việc cho từng tổ hoặc dây chuyền.
• Thực hiện sản xuất theo đúng kế hoạch.
• Theo dõi tiến độ và xử lý các phát sinh (nếu có).

Bước 5. Ghi nhận kết quả sản xuất

Trong và sau quá trình sản xuất, doanh nghiệp cần cập nhật:

• Sản lượng thực tế hoàn thành.
• Số lượng sản phẩm đạt và không đạt.
• Mức tiêu hao nguyên vật liệu.
• Thời gian thực hiện và tiến độ.

Các dữ liệu này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và đối chiếu với kế hoạch ban đầu.

Bước 6. Cập nhật kho và hoàn tất lệnh sản xuất

Sau khi sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng, doanh nghiệp sẽ:

• Nhập kho thành phẩm.
• Cập nhật lượng nguyên vật liệu đã sử dụng.
• Xác nhận hoàn thành lệnh sản xuất.
• Lưu trữ dữ liệu để phục vụ báo cáo và tính giá thành.

Bước 7. Đánh giá và cải tiến quy trình

Sau khi kết thúc lệnh sản xuất, doanh nghiệp sẽ tổng hợp các chỉ số như:

• Tiến độ hoàn thành.
• Năng suất sản xuất.
• Tỷ lệ hao hụt.
• Chi phí thực tế.

Từ những dữ liệu này, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả và đưa ra phương án cải tiến cho các lệnh sản xuất tiếp theo.

Xem thêm: Quy trình quản lý sản xuất 8 bước tối ưu vận hành và chi phí cho doanh nghiệp SME

4. Quản lý lệnh sản xuất hiệu quả với phần mềm 1EMS-ERP

Khi số lượng đơn hàng tăng lên, việc quản lý lệnh sản xuất bằng Excel hoặc giấy tờ dễ dẫn đến sai sót, chậm tiến độ và khó đồng bộ thông tin giữa các bộ phận. Với 1EMS-ERP, doanh nghiệp có thể số hóa toàn bộ quy trình lập, phát hành và theo dõi lệnh sản xuất trên một nền tảng thống nhất, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành.

1EMS-ERP hỗ trợ doanh nghiệp:

• Tạo và phát hành lệnh sản xuất nhanh chóng: Lệnh sản xuất có thể được khởi tạo trực tiếp từ đơn đặt hàng hoặc kế hoạch sản xuất, giúp giảm thao tác nhập liệu và đảm bảo dữ liệu luôn đồng nhất giữa các bộ phận.
• Quản lý nguyên vật liệu hiệu quả: Dựa trên BOM của từng lệnh sản xuất, hệ thống hỗ trợ lập phiếu xuất với số lượng vật tư phù hợp và tự động cập nhật tồn kho sau khi xuất.
• Theo dõi tiến độ sản xuất theo thời gian thực: Nhà quản lý có thể cập nhật trạng thái của từng lệnh sản xuất, nhanh chóng phát hiện các công đoạn chậm tiến độ để đưa ra phương án xử lý kịp thời.
• Liên kết dữ liệu xuyên suốt quy trình sản xuất: Dữ liệu được kết nối từ đơn đặt hàng, kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất đến kho nguyên vật liệu, thành phẩm và báo cáo, hạn chế nhập liệu nhiều lần và giảm sai sót.
• Cập nhật kết quả và phân tích hiệu quả sản xuất: Toàn bộ sản lượng, tiến độ và dữ liệu thực tế được ghi nhận trên hệ thống, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả từng lệnh sản xuất và tối ưu kế hoạch cho những lần triển khai tiếp theo.

Nhờ dữ liệu được đồng bộ trên một hệ thống, doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ quá trình sản xuất dễ dàng hơn, nâng cao khả năng phối hợp giữa các bộ phận và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.