Đôi khi, thành phẩm cần được luân chuyển giữa các kho nội bộ (ví dụ: từ kho nhà máy về kho trung tâm, hoặc từ kho trung tâm đến các kho chi nhánh/đại lý). Quy trình này gồm 5 bước tiêu chuẩn:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu điều chuyển

Mục tiêu: Xác định rõ nhu cầu, mục đích và khối lượng hàng cần luân chuyển.

Thực hiện: Bộ phận Kế hoạch/Kho vận gửi Phiếu yêu cầu điều chuyển (ghi rõ: Kho xuất - Kho nhập, mã sản phẩm, số lượng, lý do như cân bằng tồn kho hoặc phục vụ giao hàng).

Lưu ý: Phải xác định rõ lý do để tránh điều chuyển không cần thiết, gây phát sinh chi phí vận chuyển vô ích.

Bước 2: Phê duyệt kế hoạch điều chuyển

Mục tiêu: Đảm bảo việc điều chuyển hợp lệ, đúng thẩm quyền và cân đối đủ năng lực phương tiện.

Thực hiện: Quản lý kho hoặc Giám đốc Chuỗi cung ứng duyệt đề nghị, đồng thời lên phương án vận tải (thời gian, phương tiện, nhân sự phụ trách).

Lưu ý: Kiểm tra tồn kho thực tế trước khi duyệt để tránh tình trạng duyệt vượt quá số lượng hàng có sẵn.

Bước 3: Chuẩn bị hàng và lập phiếu xuất điều chuyển

Mục tiêu: Kiểm đếm, đóng gói cẩn thận và lập chứng từ luân chuyển nội bộ.

Thực hiện:

• Thủ kho đi kiểm đếm, dán tem nhãn/mã lô và đóng gói hàng.
• Kế toán/Thủ kho lập Phiếu xuất điều chuyển nội bộ (có đầy đủ thông tin kho đi, kho đến, mã hàng, số lượng và chữ ký các bên).

Lưu ý: Tuyệt đối không dùng Phiếu xuất bán cho hoạt động này để tránh sai lệch hạch toán doanh thu; kiểm tra kỹ mã hàng để tránh nhầm lẫn.

Bước 4: Thực hiện vận chuyển

Mục tiêu: Đảm bảo hàng hóa di chuyển an toàn, đúng thời gian và đúng điểm đến.

Thực hiện: Đơn vị vận chuyển ký nhận hàng kèm chứng từ, tiến hành giao đến kho nhận theo đúng lịch trình quy định.

Lưu ý: Bắt buộc có biên bản bàn giao và ký nhận của đơn vị vận tải để làm căn cứ quy trách nhiệm nếu xảy ra thất thoát hay hư hỏng trên đường.

Bước 5: Nhập kho và đối soát dữ liệu tại kho nhận

Mục tiêu: Xác nhận hàng đã đến nơi an toàn, số liệu đồng bộ trên toàn hệ thống.

Thực hiện:

• Thủ kho nhận tiến hành kiểm đếm, đối chiếu tình trạng hàng thực tế với Phiếu xuất điều chuyển.
• Ký biên bản giao nhận và cập nhật ngay số liệu gia tăng vào hệ thống/sổ kho tại điểm nhận.

Lưu ý: Tránh chậm trễ trong khâu nhập kho làm dữ liệu tồn kho tổng thể bị lệch hoặc gây treo đơn hàng.

4. Tối ưu hóa kho thành phẩm toàn diện với 1EMS-ERP

Để loại bỏ hoàn toàn các điểm nghẽn từ quy trình quản lý thủ công (tốn nhân lực, dễ sai lệch số liệu và khó kiểm soát thất thoát), việc chuyển đổi số kho hàng là bước đi bắt buộc. 1EMS-ERP chính là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tự động hóa trọn vẹn quy trình này.

1EMS-ERP giải quyết triệt để các "điểm nghẽn" kho thành phẩm như thế nào?

• Vận hành kho số hóa, loại bỏ thủ tục giấy tờ: Mọi lệnh nhập, xuất hay luân chuyển thành phẩm đều được xử lý trực tiếp trên thiết bị di động/máy tính bảng. Thủ kho làm việc hoàn toàn trên giao diện trực quan, giảm thiểu tình trạng thất lạc hay sai lệch chứng từ.
• Rút ngắn tối đa thời gian kiểm kê và nhập liệu: Tự động hóa các thao tác ghi nhận dữ liệu hàng hóa, giúp giải phóng nhân sự khỏi công việc nhập tay rườm rà, đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng và kiểm kê kho định kỳ.
• Kiểm soát số liệu chính xác nhờ công nghệ quét mã QR: Nhận diện và ghi nhận tức thì thông tin thành phẩm thông qua mã vạch/QR Code. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn nắm rõ vị trí lưu trữ, tình trạng tồn kho thực tế
• Hệ thống báo cáo tồn kho đa chiều, trực quan: Cung cấp bức tranh toàn cảnh về tình hình kho hàng dưới dạng biểu đồ sinh động (chi tiết về số lượng, giá trị, vị trí và hạn dùng). Ban quản lý dễ dàng theo dõi và đưa ra quyết định điều hành kịp thời mà không mất thời gian chờ tổng hợp báo cáo.

Với 1EMS-ERP, kho thành phẩm không còn là "điểm mù" vận hành, mà trở thành mắt xích linh hoạt giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tốc độ giao hàng và tối ưu hóa dòng vốn.

Một quy trình chuẩn cần đi đôi với công nghệ phù hợp để mang lại hiệu quả thực tế cho doanh nghiệp. FirstEMS sẵn sàng đồng hành cùng bạn nâng cấp quản trị kho, sẵn sàng cho bước tiến bứt phá trong vận hành sản xuất.

👉 Liên hệ FirstEMS hoặc Đăng ký nhận Demo miễn phí ngay hôm nay để nhận tư vấn giải pháp phù hợp nhất cho nhà máy của bạn!